واحد ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات

دانشـي اسـت كه با بكارگيري آن اطلاعات مربوط به معاملات و عمليـات مـالـي و رويدادهاي داراي اثر مالي بر يك مؤسسه ، جمـــع آوري  ، تجزيه و تحليل ، اندازه گيري ، ثبت ، طبقه بندي ، تجميع ، تلخيص و گزارش مي شود .

حساب ها (سرفصل)

ما رويدادهاي مالي را در حساب ها ثبت مي كنيم ، در واقع تحت عنوان حسابها ثبت و نگهداري مي شوند .

بدهكار حساب و بستانكار حساب

هميشه طرف راست حساب را بدهكار و طرف چپ آن را بستانكار گويند ، يعني وقتي مي گوئيم حسابي بدهكار شد ، بايد در طرف راست آن رقمي را ثبت كنيم و وقتي مي گوئيم آن حساب بستانكار شده  بايد سمت  چپ آن رقمي را ثبت كنيم.به بيان ديگرهرحسابي كه پول ازآن خارج شودبستانكاروهرحسابي كه پول دريافت نمايد بدهكار مي شود .

ماهيت حساب ها

برخي حساب ها ماهيت بدهكار دارند ، يعني هميشه مانده نهايي آنها بدهكار است . مثلاً سر فصل بانك ، كه موجودي آن يا صفر است و يا در صورتي كه موجودي داشته باشد هميشه بدهكار است .

اما برخي حساب هاي ديگر ماهيت بستانكار دارند يعني هميشه مانده نهايي آنها بستانكار است . مانند سرفصل سرانه كه هميشه مانده سرفصل يا برابر صفر است و در غير اين صورت هميشه بستانكار است .

حسابداري دوطرفه (دوبل)

سيستم   دوبل  به  اين  معني است كه در هر معامله و رويداد مالي هميشه يك حساب بدهكار و يك حساب بستانكار مي گردد ، يعني در واقع دو حساب تحت تأ ثير قرار خواهند گرفت و در مقابل هر بدهكاري ، يك بستانكار وجود دارد . بنابراين در ابتدا بايد به نكات ذيل با دقت توجه نمود .

نكته 1 : موضوع رويداد مالي را به دقت تجزيه و تحليل كنيد ، يعني دقت داشته باشيد چه اتفاقي افتاده و چه حساب هايي را بايد بدهكار و بستانكار نماييد .

نكته 2 : چه حسابي افزايش يافته و چه حسابي كاهش پيدا كرده است .

نكته3: حسابي كه افزايش يافته چه ماهيتي وحسابي كه كاهش پيداكرده چه ماهيتي دارد .

مثال(1)  در ابتداي سال تحصيلي مبلغ 000/000/2 ريال به عنوان سرانه شروع سال تحصيلي به حساب مدرسه اي واريز شده است .

Eتجزيه و تحليل : در اين مثال با دو سر فصل سرانه و بانك روبرو هستيم . سرفصل سرانه  پول داده است پس بستانكار مي شود و بانك پول گرفته پس بدهكار مي شود .

سند حسابداري

ثبت يك رويداد مالي در آن صورت مي گيرد و در حقيقت نشان دهنده آن رويداد مالي است . وقتي مي خواهيم يك سند را ثبت نماييم ، ابتدا بايد رويداد مالي را به خوبي تجزيه و تحليل نماييم و حسابهاي بدهكار و بستانكار را شناسايي كنيم . در يك سند حسابداري موارد ذيل بايد در نظر گرفته شود .

شماره سند ، كه به منزله رديف ثبت اسناد است كه توصيه مي شود پس از مشخص شدن تاريخ سند ، اين شماره ثبت گردد . يعني سندها را به ترتيب تاريخ مرتب كرده سپس آنها را شماره گذاري نمود . در ستون شرح ،  سرفصلهاي بدهكار و بستانكار و در ذيل آنها شرح رويداد را در حد يك خط مي آوريم .

هميشه سرفصل هاي بدهكار در ابتداي سند و سمت راست ستون شرح و سپس سرفصل هاي بستانكار و در سمت چپ ستون شرح نوشته مي شوند .

مثال(2) از محل جمع آوري كمك هاي مردمي مبلغ 000/500/3 ريال به حساب آموزشگاه واريز شده است .

E تجزيه و تحليل : در اين مثال با دو سر فصل بانك و كمك هاي مردمي روبه روئيم . پس سرفصل بانك بدهكار و كمك هاي مردمي بستانكار مي گردد .

نمونه يك سند حسابداري

انواع سند : 1- سند ساده                 2- سند مركب

سند ساده  :  اگر در يك سند ، فقط يك بدهكار و بستانكار ثبت شود ، به آن سند ساده مي گويند .

سند مركب : اگر در يك سند چند سرفصل بدهكار و بستانكار شوند به آن ، سند مركب مي گويند . در مثال(3) يك نمونه سند مركب ذكر شده است .

مثال (3) اداره آموزش و پرورش منطقه مبلغ 000/350 ريال بابت سرانه دفتري و 000/750 ريال بابت سرانه آموزشي به حساب مدرسه واريز نموده است .

E تجزيه و تحليل : در اين مثال با سه سر فصل سرانه دفتري و خدماتي ، سرانه آموزشي و بانك روبه روئيم .

مبلغ جزء

  اگر  در  يك سند ، يك سرفصل را بارها بخواهيم استفاده نمائيم ، مبلغ مجموع آنها را در سطر اول آورده و موارد ريز و جزئي هر كدام را در ذيل سرفصل مربوطه ذكر كرده و مبلغ مربوطه را در ستون مبلغ جزء يادداشت مي نمائيم .

مثال(4) آموزشگاهي طي 3 فاكتور جداگانه يك سري اقلام و ملزومات مصرفي به مبالغ 000/250(لوازم التحرير) ، 680/30 (گچ) و 855/92 (استكان) ريال از محل تنخواه خريداري نموده است .

E تجزيه و تحليل :  در اين رويداد يك سرفصل سه بار بايد مورد استفاده قرار بگيرد و بدهكار شود. لذا مجموع مبالغ را يكبار در سطر اول ذكر مي نمائيم و موارد ريز هر يك را در ذيل آن مي آوريم .

نكات ذيل در تنظيم سند  بايد در نظر گرفته شوند :

1- كليه مدارك مرتبط با سند ، اعم از فاكتور ، فيش واريزي ، اعلاميه اداره ، صورتجلسه شوراي مالي مدرسه در خصوص اجازه خرج و مجوز اداره بايد ضميمه سند گردد .

2- ضميمه نمودن كپي چك به سند ضرورتي ندارد اما بايد در شرح سند شماره چك ذكر شود .

3- مي توان چند فاكتور را با تاريخ هاي متفاوت در يك سند ثبت نمود  .  در  اين سند تاريخ آن را برابر با تاريخ آخرين فاكتور قرار مي دهيم . اين سند يك سند مركب مي باشد .

4- در هر حال بايد ثبات رويه در ثبت اسناد و نوشتن دفاتر مالي را حفظ نمود . يعني از نظر سليقه نوشتاري در همه جا يكسان عمل كرد.

افتتاح حساب

در ابتداي يك دوره مالي (ابتداي سال تحصيلي) ، يك سند با عنوان "سند   افتتاحيه   جهت  انتقال  مانده سال قبل به سال جاري" صادر مي نمائيم . بوسيله اين سند ، موجودي حساب آموزشگاه در بانك برابر سرفصل بانك قرار مي گيرد و در مقابل با توجه به تراز مالي سال قبل ، سرفصلهاي بستانكار قرار مي گيرند . در حقيقت موجودي بانك ، ‌مانده يك يا چند منبع درآمد آموزشگاه است .

درآمدها

كليه  مبالغ  واريزي  به  حساب آموزشگاه به عنوان درآمد محسوب مي شوند كه تحت سرفصل مربوطه ثبت مي گردند. ماهيّت حسابهاي درآمد  هميشه  بستانكار  است  و  با ثبت بستانكار افزايش مي يايد. مانند : سرانه ، كمك هاي مردمي و ...

هزينه ها 

بهاي كالا و خدماتي است كه از محل درآمدها پرداخت مي گردد. حساب هزينه ، ماهيّت بدهكار داشته و باثبت بدهكار افزايش مي يابد. مانند : هزينه حمل و نقل و ارتباطات ، هزينه لوازم مصرفي و ...

  سر فصلهاي مورد استفاده مدارس

1- بانك : سرفصلي است كه كليه وجوه دريافتي آموزشگاه از هر محل و بابت هر موضوعي بايد به موجودي اين سرفصل اضافه گردد .

با  واريز  پول  به  حساب  آموزشگاه  ،  هنگام  صدور  سند  اين  سرفصل  بدهكار و در موقع صدور چك بستانكار مي شود.موجودي اين سرفصل درحقيقت ، موجودي حساب آموزشگاه دربانك مي باشد.

تذكر 1 :  حتماً  و  حتماً  هر  وجهي  كه  از اولياء دانش آموزان ، ادارات ، كارخانجات و ... با هر عنوان كه اخذ     مي شود ، اعم ازبابت   برگزاري  اردو  ، كلاس هاي فوق برنامه ، برگزاري مسابقات و مراسم ها ، خريد و تجهيز و ... بايد به حساب جاري آموزشگاه واريز و فيش واريزي ضميمه سند گردد .

مثال (5) از دانش آموزان مبلغ 000/263/3 ريال جهت برگزاري اردو جمع آوري شده است .

E تجزيه و تحليل : در اين مثال از دو سرفصل بانك و دريافت بابت فوق برنامه  جهت صدور سند استفاده مي كنيم.

تذكر 2 : براي دوري جستن از هر گونه مشكلات فرا روي مسائل مالي ، در همان موقع جمع آوري وجوه مذكور (تذكر 1) ، حتماً يك صورتجلسه مالي تنظيم شده به امضاء حاضرين رسانده شود و ضميمه سند گردد .

تذكر 3 : برداشت از حساب آموزشگاه فقط از طريق صدور چك مقدور است .

مثال(6) آموزشگاهي براي رفت و آمد دانش آموزان به آموزشگاه سرويس اياب و ذهاب تدارك ديده است و مبلغ 000/500/5 ريال براي اين مورد از اولياء جمع آوري شده است .

E تجزيه و تحليل : در اين مثال از دو سرفصل بانك و سرويس اياب و ذهاب  جهت صدور سند استفاده مي كنيم .

تذكر 4 : در اينگونه موارد توصيه مي شود ، مبالغ توسط خود اولياء واريز و فيش آن تحويل آموزشگاه شود.

تذكر 5: صدور چك با عنوان "حامـل"   در  هر  صورتي ممنوع مي باشد و بر روي چك حتي علت صدور نيز بايد ذكر گردد .

تذكر 6 : كليه هزينه هاي صورت پذيرفته در آموزشگاه بايد تحت نظر انجمن مالي صورت بگيرد .

تذكر 7 : در صورت هزينه بيش از 000/000/1 ريال در يك مورد خاص حتماً مجوز شوراي مالي آموزشگاه و سپس رئيس منطقه اخذ شده و ضميمه سند گردد .

2- سرانه : سرفصلي است كه پرداخت هاي اداره در وجه آموزشگاه در آن ثبت مي  گردد  .  سرانه  شامل  سرانه  آموزشي  ،  پرورشي ، ورزشي  ،  تعميرات  و  نگهداري  ،  كمك  سرانه هاي خاص ، دريافت از شوراي آموزش و پرورش و ... مي باشد. هنگام واريز مبلغي به حساب آموزشگاه و دريافت اعلاميه بايد يك سند به صورت ذيل صادر شود و اعلاميه مربوطه ضميمه گردد . در شرح سند ، نوع سرانه واريزي بايد ذكر شود . تفكيك سرانه به انواع آن و ايجاد سرفصل با عنوان هاي مربوط هيچگونه ضرورتي ندارد.

تذكر: مدارسي هستند كه ماهانه مبالغي بابت سرانه دفتري و خدمتگزاري  دريافت  مي  دارند. براي ثبت سند براي اين مورد نيز مي توان از سرفصل سرانه استفاده نمود . ( البته در شرح سند بايد ذكر شود . ) اما استفاده از سرفصلي با عنوان سرانه دفتري و خدمتگزاري براي نظم بيشتر توصيه مي شود .

3- كمك هاي مردمي عام : كليه وجوه پرداختي اولياء دانش آموزان كه بايد به حساب آموزرشگاه نيز واريز شود در اين سرفصل ثبت مي شود . توصيه مي شود وجوه توسط خود پرداخت كننده به حساب آموزشگاه واريز و نسخه صاحب حساب فيش بانكي جهت صدور سند تحويل شود در غير اينصورت در قبال وجه حتماً قبض رسيد بايد تحويل پرداخت كننده گردد .

4- كمك هاي مردمي خاص : در صورتي كه شخصي حقيقي يا حقوقي مبلغي را جهت انجام كاري خاص و يا خريد وسيله اي مشخص به آموزشگاه پرداخت نمايد ، در اين سر فصل ثبت مي گردد. اين مبلغ فقط و فقط مجوز هزينه در موضوع مربوطه را دارد و براي جلوگيري از پيش آمد هرگونه مشكلي لازم است يك نامه مبني بر اختصاص وجه به موضوع خاص ، از طرف پرداخت كننده اخذ شده و ضميمه سند گردد .  

5- دريافت بابت فوق برنامه : اگر از بابت اجراي كلاس هاي فوق برنامه ، برگزاري اردو ، مراسم و هر موردي كه در اين زمينه   مي گنجد مبلغي از دانش آموزان و يا اولياء اخذ شود، پس از تنظيم صورتجلسه  و  واريز  مبلغ  به  حساب  آموزشگاه ، سند ذيل صادر مي شود.

6- تنخواه گردان : پولي است كه مدير آموزشگاه ، حسابدار و يا كارپرداز براي پرداخت هزينه هاي جزئي و جاري از حساب آموزشگاه برداشت مي كند و در اختيار خود نگاه مي دارد . برداشت تنخواه بجز از طريق افراد مذكور مجاز نمي باشد . لازم به ذكر است چك صادره براي برداشت تنخواه بايد در وجه خود مدير، حسابدار و يا كار پرداز باشد . سند اين رويداد به شرح ذيل ثبت مي گردد .

تذكر 1-  مانده  تنخواه  در نزد مدير به هيچ وجه از سقف مجاز نبايد بيشتر باشد كه اين سقف از طرف اداره تعيين مي گردد .

تذكر 2- برداشت تنخواه براي پرداخت هزينه هاي جزئي است و براي هزينه هاي بيش از حد متعارف بايد چك در وجه هزينه ( گيرنده چك ) صادر گردد و پرداخت از محل تنخواه توجيهي ندارد.

به هنگام پرداخت از محل تنخواه  در قبال  هر هزينه اي سندي به شرح ذيل صادر مي گردد.

تذكر 3- مانده تنخواه به هنگام انسداد دفتر در نزد مدير بايد صفر باشد. پس لازم است تنخواه نزد مدير به حساب آموزشگاه واريز شود و به صورت زير ثبت گردد.

7- هزينه حمل و نقل و ارتباطات : هـزينه هاي آژانس ، نقليه ، حمل بار ، هزينه هاي پستي ، اشتراك صندوق پستي ، ‌اينترنـت ، تلفن و فاكس در اين سر فصل ثبت مي گردند.

8 – هزينه تعمير و نگهداري ساختمان : اين سرفصل به صورت غلط در ميان بسياري افراد  به هزينه تعمير و تجهيزساختمان رايج شده است و اين اشتباه است . زيرا تجهيزات در سر فصل  لوازم  مصرفي  و يا غير مصرفي آورده مي شود . در اين سرفصل كليه هزينه هاي مربوط به تعميرات ساختماني ، لوله كشي ، سيم كشي ، نقاشي  ،  تعمير  سيستم  امنيّتي  ساختمان  ،  قيرگوني و آسفالت و... ثبت مي شود .

9- هزينه آب و برق و سوخت : در صورت پرداخت پول آب ، برق ، گاز و انوع سوخت  از  اين  سرفصل  براي  ثبت هزينه مربوطه استفاده مي شود .

10- هزينه مواد و ملزومات مصرفي :  ( موادي كه ضمن استفاده تمام شده و يا زائل مي شوند و همچنين مواد و ملزومات غير مصرفي كه قيمت آنها زير 000/100 ريال است . ) كليه وسايل و ملزومات مصرفي اعم از دفاتر، اوراق اداري ، ابزار و يراق ، لوازم سرويسهاي بهداشتي ، مواد شوينده ، لوازم التحرير ، مصالح ساختماني  در اين سرفصل ثبت مي شوند . قطعات ماشين آلات و دستگاههاي الكترونيكي مانند چاپگر ، دستگاه كپي و ... اگرچه مبلغ آنها بيش از 100.000 ريال باشد ، جزء اين سرفصل محسوب مي شوند. همچنين كليه وسايل و ملزومات از قبيل ميز ، صندلي و لوازم آزمايشگاهي كه دانش آموزان از آنها استفاده مي نمايند نيز در اين سرفصل جاي دارند.

11- هزينه وسائل و تجهيزات غير مصرفي : وسايل  و ملزوماتي كه  ماندني  است  و  شماره  اموال  بر روي آنها مي خورد جزء اين سر فصل محسوب مي گردند . فاكتور اينگونه اجناس بايد به تاييد امين اموال برسد.

12 – حق الزحمه : در صورتي كه مدير بخواهد حق الزحمه دفتردار و يا خدمتگزار ( سرانه دفتري و خدماتي ) را بپردازد و يا حق الزحمه از بابت اجراي كلاس هاي فوق برنامه پرداخت نمايد ، از اين سرفصل براي صدور سند مربوطه بايد استفاده نمايد . هزينه شارژ كپسول آتش نشاني و تونر چاپگر ، تكثير فرم ، ساخت مهر ، كارمزد بانكي ، هزينه هاي ثبتي ، تعمير وسايل و تجهيزات آموزشگاه نيز در اين سرفصل قرار مي گيرند.

تذكر : پرداخت حق الزحمه و حق التدريس از محل تنخواه ممنوع است و بايد در وجه ذينفع چك صادر شود و سند آن نيز به صورت فوق ثبت شود .

13- هزينه هاي فوق برنامه : انجام هر گونه فعاليت فوق برنامه و پرورشي و هر گونه خريد لوازم و ملزومات مرتبط با اين مقوله در اين سر فصل ثبت مي گردد . لازم به ذكر است پرداخت حق الزحمه اجراي كلاس هاي فوق  برنامه  تحت  سرفصل  حق الزحمه و حق التدريس ، كه قبلاً ذكر شد ، ثبت مي گردد و مابقي هزينه هاي مرتبط در اين سرفصل آورده مي شود .

هزينه پذيرايي(شيريني ، قند ، چاي ، غذا، و...) ، آگهي تبليغاتي ، دارو و لوازم پزشكي ، هديه براي دبيران و دانش آموزان ، مجلات آموزشي ،  پرداخت  بابت  قبوض كمك به مدرسه و كتابخانه ، وسايل تزئيني (چراغ ، پرده ، پرچم ، گل و ... ) پارچه نويسي ، ديوار نويسي ، چراغاني (ريسه) ، فيلم برداري و عكاسي ، ظهور فيلم و چاپ عكس و ... را نيز مي توان در اين سرفصل آورد .

ساير سرفصل هاي مورد نياز مدارس كه مي توان از آنها استفاده نمود عبارتند از :

14-   دريافتي بابت كتاب دانش آموزان

         پرداختي بابت كتاب دانش آموزان

 در  صورت  دريافت  پول  جهت خريد كتاب درسي دانش آموزان ، پس از واريز به حساب آموزشگاه سند ذيل صادر مي گردد.

هنگام پرداخت وجه مذكور جهت خريد به فروشنده كتاب به صورت ذيل سند صادر مي گردد.

15- حق بيمه دريافتي

      حق بيمه پرداختي

 هنگام دريافت وجه بيمه از دانش آموزان و واريز به حساب آموزشگاه از اين بابت به صورت زير بايد سند صادر شود.

هنگام پرداخت وجه بيمه به اداره آموزش و پرورش ، و يا اداره بيمه  به صورت زير سند صادر مي گردد. 

16-  حق سرويس دريافتي

       حق سرويس پرداختي

 در صورت دريافت وجهي بابت سرويس دانش آموزان ، پس از واريز به حساب آموزشگاه سند ذيل صادر مي گردد.

هنگام پرداخت وجه مذكور به طرف قرارداد ، كه بايد طي چك صورت پذيرد ، به صورت ذيل سند صادر مي گردد.

17- دريافتي از ساير منابع : كمكهاي  ادارات  سازمانها  ، كارخانجات ، سود بوفه آموزشگاه ، دريافت بابت پيش دبستاني از اولياء و اداره ، پرداختي انجمن اولياء بابت دانش آموزان بي بضاعت ، كلاسهاي جبراني  و ساير  كمك  هاي  اداره  آموزش  و  پرورش  كه در سرفصل سرانه نمي گنجد در اين سرفصل جاي دارند . 

18- پرداختي از ساير منابع : جهت پرداخت هزينه هاي متفرقه از محل دريافتي ساير مانند پرداخت بابت كلاسهاي جبراني به اداره  از اين سرفصل استفاده مي شود.

19- كسور پرداختي : براي پرداخت كسورات قراردادها كه شامل بيمه و ماليات مي باشد ، سندي به شرح ذيل صادر مي گردد.

قرارداد ها

در صورتي كه آموزشگاه با مؤسسه و يا شركتي ، قراردادي جهت انجام امور تعميراتي ، خدماتي و ... منعقد نمايد ، كسورات قانوني ذيل به آن تعلق مي گيردكه طي صدورچك در وجه ذينفع بايد پرداخت گردد .

ماليات : به ميزان 5% كل مبلغ قرارداد ، كه در وجه اداره دارائي و ماليات مي بايست پرداخت گردد و رسيد آن ضميمه سند شود .

بيمه  :  به  ميزان 8/7 % كل مبلغ قرارداد ، كه در وجه اداره بيمه خدمات درماني  مي بايست پرداخت گردد و رسيد آن ضميمه سند شود .

اسناد اصلاحي

در صورت صدور سند به صورت اشتباة ، خط زدن و لاك گيري چاره كار نيست . بوسيله يك سند اصلاحي مي توان آن را اصلاح نمود . به عنوان مثال اگر مبلغ 500.000 ريال بابت كمك هاي مردمي به حساب آموزشگاه واريز شده باشد و سند آن اشتباهاً به شكل زير صادر شده باشد ، با يك سند اصلاحي مي توان آن را تصحيح نمود.

سند اصلاحي:

در صورتيكه مبلغي به اشتباه از طرف اداره به حساب واريز شده باشد .

سند اصلاحي:

دفتر روزنامه

دفتري است كه كليه رويدادهاي مالي روزانه به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت مي گردد. كليه اسناد صادره ، البته بدون ثبت مبلغ جزء ، در دفتر روزنامه نوشته مي شوند. پس توصيه مي شود سندها را شماره گذاري ننمائيد و پس از اينكه در روزنامه به ترتيب تاريخ سند ثبت صورت پذيرفت ، اسناد را شماره گذاري نمائيد.

در انتهاي هر صفحه روزنامه ، جمع دو ستون بدهكار و بستانكار نوشته مي شوند و در هر حال مجموع اين دو ستون بايد با هم برابر باشند  كه  در  غير  اينصورت  وجود  اشكالي در ثبت اسناد را نشان مي دهد . مجموع اين دو ستون به ابتداي صفحه بعد دفتر روزنامه منتقل مي شود و با موارد ثبت شده در آن صفحه ، در انتهاي صفحه ثبت و به صفحه بعد منتقل مي شود.

بنابراين  به  شكل  اصولي  يك  دفتر روزنامه داراي مشخصات زير مي باشد .

1- ستون تاريخ

2- ستون شرح كه در آن رديف هاي بدهكار و بستانكار و شرح سند عيناً نوشته مي شوند .

3- پس از ستون شرح دو ستون ديگر يكي بدهكار و ديگري بستانكار قرار دارد كه مبلغ مربوطه از سند در آنها ثبت مي شود .

4- ستون عطف ، كل  يا دفتركل كه براي نوشتن شماره صفحه هرسرفصل در دفتر كل استفاده مي شود

نمونه اي

نمونه اي از دفتر روزنامه

دفتر كل

دفتر  اصلي  امور  مالي   است كه حسابها به تفكيك در آن نگهداري مي شود. اين دفتر اطلاعات لازم را براي تهيه صورتهاي مالي (تراز) فراهم مي كند. دفتر كل ، دفتري است كه هر صفحه(ياچندصفحه) آن را به يك حساب اختصاص مي دهيم و رويدادهاي اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت مي كنيم . يعني مشخص مي كنيم حساب مربوطه در چه تاريخي بدهكار و در چه تاريخي بستانكار گرديده است و مانده نهايي آن چه مبلغي است . بنابراين اصولاً يك دفتر كل داراي يك ستون " تاريخ " ، " شرح " ، " بدهكار" ، "بستانكار"  و در نهايت ستون "مانده " كه مانده حساب را نشان مي دهد. در ستون شماره روزنامه(عطف) شماره صفحه دفتر روزنامه كه رويداد مالي اتفاق افتاده در آن ثبت شده ، نوشته مي  شود. در ستون تشخيص ، عنوان "بد" نشان مي دهد كه مانده حساب بدهكار مي باشد و عنوان "بس " نشاندهنده بستانكار بودن مانده حساب است.

نمونه اي از دفتر كل

تراز آزمايشي

فهرستي از نام و مانده حسابهاي دفتر كل مي باشد كه معمولاً پايان  هر ماه  به منظور آزمون توازن  مانده  حسابهاي  دفتر  كل  تهيه   مي شود. بنابراين براي تهيه تراز آزمايشي ، نام هر حساب و مانده آن را در يك ستون بدهكار يا بستانكار مي نويسيم كه در نتيجه بايد جمع مانده حسابهاي بدهكار با جمع مانده حسابهاي بستانكار برابر باشد .

تراز آزمايشي معمولاً به دو شكل  تهيه مي شود .

الف- تراز آزمايشي دو ستوني : براي تهيه تراز آزمايشي دو ستوني فقط مانده هر حساب را از دفتر كل در ستون هاي مانده بدهكار و مانده بستانكار مي نويسيم .

نمونه اي از تراز دوستوني

ب- تراز آزمايشي چهار ستوني : براي تهيه تراز آزمايشي چهار ستوني جمع گردش ستون بدهكار و جمع گردش ستون بستانكار هر حساب  را از دفتر كل و همچنين مانده بدهكار و بستانكار حساب مربوط را نيز از دفتر كل مي نويسيم .

نمونه اي از تراز 4 ستوني

ترازنامه

همان تراز آزمايشي است با اين تفاوت كه در پايان دوره مالي ، از ابتدا تا انتهاي آن دوره را شامل مي شود. در مدارس ابتدا و انتهاي يك دوره  مالي  اول  مهر  ماه  هر  سال  تاپايان  شهريور ماه سال بعد مي باشد ، يعني از ابتدا تا انتهاي يك سال تحصيلي .

بستن حسابها

يعني مانده حساب را صفر كنيم و يا مانده آن را به سال يا دوره مالي بعد انتقال دهيم . حسابها با توجه به نوع بستن آنها به دو دسته تقسيم مي شوند .

الف- حسابهاي موقت : حسابهايي هستند كه در پايان دوره بسته شده و مانده آنها صفر مي گردد . حسابهاي هزينه جزء حسابهاي موقت بوده و مانده آنها بايد صفر گردد.  تنخواه نيز جزء حسابهاي موقت مي باشد .

ب- حسابهاي دائم : حسابهايي هستند كه در پايان دوره مانده آنها صفر نمي شود و به دوره مالي بعد انتقال مي يابد . بانك و در آمدها (سرانه ، كمك هاي مردمي و ...) حسابهايي هستند كه مانده آنها به سال بعد منتقل مي شود.

در واقع در هنگام بستن حسابها در مقابل هر هزينه محل خرج آن مشخص مي شود و مجموع مانده هر سرفصل كه ماهيّت بستانكار دارد (درآمدها) بايد با حساب بانك برابر باشد . براي افتتاح حساب در سال بعد ، مانده سرفصلهاي بستانكار در مقابل بانك قرار مي گيرد.

تهيه و تنظيم  : ابوالفضل قنبري

همكاران گرامي براي كسب اطلاعات بيشتر مي توانيد به آدرس ذيل مراجعه فرماييد.

 arem.com/page5.htmhttp://www.shahri